Een samenvattingsmail schrijven die intern wél wordt doorgestuurd

Sommige recapmails verdwijnen in een inbox. Andere worden intern doorgestuurd en gaan ineens werken in je afwezigheid. Het verschil zit zelden in formuleringstrucjes, maar in bruikbaarheid. Een mail wordt doorgestuurd wanneer hij voor de ontvanger helpt om intern duidelijk te maken waarom dit onderwerp aandacht verdient en wat nu logisch is.

#Waarom dit gebeurt

Daarom moet een sterke samenvattingsmail niet alleen accuraat zijn, maar vooral intern inzetbaar. Iemand die niet bij het gesprek zat, moet snel kunnen zien wat het probleem is, waarom het belangrijk is en welke vraag nu voorligt. Hoe minder interpretatiewerk jouw contact nog hoeft te doen, hoe groter de kans dat jouw mail circulatie krijgt.

#Waar het meestal misgaat

De fout is dat veel recapmails te veel op relatie zijn geschreven: vriendelijk, volledig en veilig. Dat leest prettig, maar mist vaak richting. Interne stakeholders hebben meer aan helderheid dan aan beleefdheid.

#Wat je dan wel doet

Bouw je mail dus op als minibriefing. Context, impact, aandachtspunt, volgende stap. Eventueel aangevuld met één of twee concrete observaties uit het gesprek die de ernst of kans goed samenvatten. Zo wordt de mail gemakkelijker door te zetten.

#Vragen die helpen

Vraag jezelf af: als dit intern naar directie, finance of operations gaat, kunnen zij in dertig seconden begrijpen waarom dit ertoe doet? Zien ze ook meteen wat er nog nodig is? Dat is de echte test.

#De valkuil

De valkuil is de mail te lang maken in de hoop volledigheid te tonen. Hoe langer, hoe kleiner de kans op intern gebruik.

#Wat je hieraan hebt

Wie recapmails schrijft voor interne doorvertaling, verlengt de kracht van elk goed gesprek ver voorbij het gesprek zelf.

Wil je meer context over hoe sterke deals worden opgebouwd? Ga naar de homepage van SalesOwl of analyseer een gesprek gratis.